Firemné
úložisko.
Jednoducho.

Firemné cloudové úložisko pre každodennú prácu

Ráno otvoríte dokument v kancelárii, doplníte údaje a uložíte ho. Kolega s prideleným prístupom pokračuje zo svojho počítača. Nemusíte mu posielať novú prílohu ani vysvetľovať, ktorú z piatich kópií má použiť. Navrhovaný DataServer má prenášať zmeny medzi zariadeniami a ponechať prácu so súbormi v prostredí, ktoré poznáte. Vo Windows to bude Prieskumník, na Macu Finder a na úpravy vaše obvyklé programy.

Pri príprave sa dohodneme na jednoduchej štruktúre: napríklad Dokumenty, Zákazky, Spoločné a Účtovníctvo. Názvy majú vychádzať z vašej práce, aby sa v nich zorientoval aj nový kolega. Každá firma bude mať vlastný priestor a spoločný priečinok dostanú iba ľudia, ktorí ho potrebujú. Viac firiem tak nebude znamenať jeden neprehľadný adresár otvorený pre všetkých.

Súčasťou každodenného používania má byť jasný stav synchronizácie. Súbor dostupný iba online potrebuje pripojenie; vybraný offline dokument zostane v zariadení. Ak dvaja ľudia upravia tú istú vec naraz, konflikt treba ukázať a vyriešiť. Nesľubujeme bezkonfliktnú súbežnú úpravu ani automatickú náhradu všetkých funkcií kancelárskych balíkov.

Odovzdávanie dokladov účtovníkovi na jednom mieste

Predstavte si účtovnú kanceláriu s viacerými klientmi. Každý má vlastný priečinok a rovnaký zrozumiteľný spôsob odovzdania. Klient pracujúci na počítači uloží PDF faktúru priamo do svojho priestoru. Klient, ktorý má iba papierový bloček, otvorí osobný odkaz v telefóne a pošle fotografiu. Účtovník má nájsť obidva doklady pri správnej firme bez prehľadávania e-mailových vlákien a správ z rôznych aplikácií.

Navrhujeme jednoduchý priečinkový postup Prijaté, Na spracovanie, Spracované a Od účtovníka. Tieto názvy majú pomôcť pri orientácii, nenahrádzajú však odborné rozhodnutie účtovníka. Dátum odovzdania nemusí byť dátumom dokladu ani jeho účtovným obdobím. Neskoro nájdený bloček preto nemá automaticky skončiť v nesprávnom mesiaci. Zaradenie a spracovanie zostávajú v rukách účtovníka.

Rovnako dôležitá je cesta späť ku klientovi. Výstup, zoznam potrebných podkladov alebo dohodnuté pokyny možno uložiť do priečinka Od účtovníka. Klient potom vie, kam sa pozrieť. Prístupy jednotlivých pracovníkov kancelárie sa majú odvíjať od pridelených firiem; nie každý účtovník musí vidieť celý zoznam klientov. Presnú podobu postupu chceme najskôr overiť v internom pilote.

Odovzdanie, ktoré netreba vysvetľovať každý mesiac

Pri odovzdávaní dokladov býva problémom aj obyčajná neistota: kam to mám poslať a dostalo sa to tam? Preto má byť osobný odkaz nastavený vopred. Podnikateľ si otvorí svoju ikonu, odfotí celý bloček, skontroluje čitateľnosť a odošle ho. Nemusí vyberať firmu, vyhľadávať účtovníka ani nastavovať zdieľanie. Cieľ sa určí podľa prideleného účtu alebo odkazu, nie podľa ručne napísanej adresy.

Fotka má obsahovať celý doklad vrátane dôležitých údajov. Odporúčame dostatok svetla, rovný podklad a kontrolu náhľadu pred odoslaním. Nečitateľný obrázok môže účtovník potrebovať doplniť, rovnako ako dnes. Ak nemáte pripojenie alebo prenos zlyhá, samotné otvorenie stránky ešte nie je doručením. Potvrdenie sa má zobraziť až po úspešnom uložení dokladu na server.

Prijímací odkaz je určený iba na odovzdanie, nie na prezeranie dokumentov firmy. Keď ho už nepotrebujete, správca ho má vedieť zrušiť. S odkazom treba zaobchádzať ako s prístupom k odovzdaniu: neposielať ho verejne a pri nechcenom zdieľaní požiadať o výmenu. Prvú verziu staviame na jednoduchom uložení a jasnom potvrdení, bez prísľubu automatického rozpoznávania, zaúčtovania alebo právneho archívu.

Začneme malým, zrozumiteľným priestorom

Dobrý začiatok nie je presun všetkých súborov naraz. Najprv si prejdeme, s čím ľudia naozaj pracujú: koľko majú zariadení, ktoré priečinky zdieľajú a ako komunikujú s účtovníkom. Vyberieme obmedzený súbor dokumentov a dohodneme, kde bude platná pracovná verzia. Pôvodné dáta majú zostať zachované, kým sa nový spôsob práce prakticky neoverí. Tak sa dá zistiť, či služba šetrí čas aj ľuďom, ktorí nemajú radi nové nástroje.

Pri správe počítame aj s bežnými zmenami vo firme. Príde nový kolega, zmení sa účtovník alebo sa vymení počítač. Prístupy sa vtedy nemajú riešiť spoločným heslom pre všetkých. Návrh používa osobné účty, pridelené priečinky a možnosť odobrať ďalší prístup. Už stiahnuté kópie však zostávajú na zariadení; odobratie účtu ich nevie spätne vymazať.

História verzií pomôže pri nechcenej úprave, nezávislá záloha pri obnove po väčšom probléme. Konkrétne lehoty uchovávania a spôsob obnovy sa musia dohodnúť a overiť. Rovnako chceme pripraviť použiteľný export pri odchode zo služby. DataServer pripravujeme ako spravované zjednodušenie každodennej práce. Verejnú dostupnosť úložiska, cenu a záväzné podmienky oznámime až po overení základných scenárov. Postup má byť zrozumiteľný všetkým.

Je synchronizácia to isté ako záloha?

Synchronizované firemné úložisko má sprístupniť pracovné súbory na viacerých zariadeniach. Zmeny sa však môžu preniesť aj vtedy, keď niekto dokument omylom prepíše alebo vymaže. Preto v návrhu rozlišujeme zdieľaný disk, históriu verzií a nezávislé zálohy. Spôsob obnovy aj lehoty uchovávania dohodneme pred pilotom; samotná synchronizácia nie je náhradou zálohovania.